Администрация города переходит на электронный документооборот

Администрация Великого Новгорода одной из первых среди органов местного самоуправления Новгородской области начинает поэтапный переход на систему электронного документооборота. Вчера в Администрации был проведен инструктаж на эту тему ответственных за ведение делопроизводства сотрудников и руководителей подразделений.

Новшество вводится в соответствии с распоряжением Администрации Великого Новгорода № 4394рм от 30.12.2009 «О внедрении электронного документооборота в Администрации Великого Новгорода».

Президент России Дмитрий Медведев неоднократно указывал на «необходимость повышения компьютерной грамотности чиновников, скорейшего перехода к электронному документообороту и обеспечения информационной открытости госструктур». «Возможность отправить налоговую декларацию, заключить договор, получить информацию о рассмотрении запроса, направленного в органы власти, должна быть реализована в рамках концепции «электронного правительства». Особое внимание, подчеркнул Дмитрий Медведев на заседании президиума Госсовета РФ в Петрозаводске 17.07.2008г, «будет уделено именно вопросам электронного документооборота, переход к которому должен быть осуществлен к 2010 году…»

Таким образом, в целях повышения оперативности, достижения качественно нового уровня эффективности работы с документами и усиления контроля за исполнительской дисциплиной с января 2010г в Администрации города вводится система электронного документооборота под управлением Lotus Notes. На первом этапе ее внедрения предстоит полностью перевести в электронную форму переписку между структурными подразделениями, на втором - входящих писем Администрации и нормативных правовых актов, затем предстоит электронное согласование проектов нормативных правовых актов и введение межведомственной переписки с использованием сертифицированных средств электронной цифровой подписи.

Среди преимуществ электронных документов перед письмами на бумажном носителе: 1) Моментальная доставка писем

2) Предотвращение утраты писем

3) Доступ к входящему письму всем сотрудникам подразделения

4) История отправления писем с возможностью мониторинга движения письма в подразделении-получателе

5) В конечном итоге система позволит организовать обмен документами (письмами, обращениями, жалобами…) в электронно-цифровом виде как со сторонними организациями, так и с физическими лицами

6) Возможность изготовить копию электронного документа на бумажном носителе, распечатав его.В начале внедрения системы входящие бумажные письма в подразделениях Администрации будут сканироваться, со временем будет возможен полный переход на безбумажную систему делопроизводства.

Для информации:

http://www.kremlin.ru/transcripts/6443 "Мы – большая страна со своими сложностями, поэтому я не ставлю задачу сделать переход такого рода на цифровые технологии и на использование электронного документооборота, использование всех форм электронного правительства за год-полтора, но за пять-шесть лет у нас есть все шансы сделать это" (Д.А.Медведев)

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации от 7 февраля 2008 г. N Пр-212.

РАСПОРЯЖЕНИЕ Правительства РФ от 06.05.2008 N 632-р <О КОНЦЕПЦИИ ФОРМИРОВАНИЯ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА ДО 2010 ГОДА>